Mõned näpunäited dokumendimalli kasutamisel

Pärast dokumendimalli allalaadimist on teil kaks võimalust:

  1. Klikkida lihtsalt malli ikooni peal ja alustada tööd Wordiga. Malli ikooni peal klikkides avatakse uus dokument, mis vaikimisi pärib kõik seadistused konkreetselt dokumendipõhjalt. Wordi poolt avatud uue dokumendi salvestamisel jääb dokumendipõhi endiseks - seda ei muudeta. Dokumendimalli enda muutmiseks tuleb avada see as template (File > Open... > Files of type: Document Templates).
  2. Alustame uut uurimistöödOffice viisakam kasutaja nimetab dokumendipõhja ümber enda maitse järgi ja kopeerib mallide kataloogi (C:\Program Files\Microsoft Office\Templates). Niimoodi toimides saate natukene efektsema lahenduse, nagu juuresolevalt pildilt näha võib. Dokumendipõhjade katalooma asukoht võib mõnedel arvutitel ka erinev olla.

Avanenud dokument sisaldab endas juba mõningat eeltööd. Nimelt saab natukene teksti asendades ja modifitseerides vajaliku osa (tiitelleht, kasutatud kirjanduse loetelu jne.) lihtsa vaevaga vormistatud. Niisamuti tuleks toimida ka edaspidi, st. et pealkirjade, lõikude ja muu vormistust samaks jättes kirjutatakse uus tekst asemele. Mittevajalikud töö osad (näiteks eessõna) tuleks lihtsalt ära kustutada.

Dokumendipõhjast lähemalt.

  1. Tiitelleht on tabeli kujulTiitelleht on vormistatud tabeli kujul, tabeli piirjooned on ära kustutatud. Redigeerimise ajal on piirjooned näha (juhul, kui menüüst Table > Show Gridlines nupp on sees), kuid printimise ajal välja ei trükita. Tabeli kujul vormistatud tiitellehel on lihtne hiirega vastava lahtri piirjoonest kinni hakata ja see lahter sobivasse kohta ümber paigutada.

    Tühje ridu ja niisama reavahetusi üldiselt ei soovitata tekstitöötluses kasutada - sealt tekivadki need probleemid, et erinevate arvutite taga dokumenti avades on kogu vormistus paigast ära. Siit esimene soovitus: püüdke vormistamisel kasutada muid võtteid ENTER i asemel (Insert > Break... > Page break jne)

  2. Eessõna võib vabalt ära kustutada, kui seda vaja pole. Pealkirja vormistamisel on kasutatud stiili nimega Eessõna. Asi on nimelt selles, et töös esineb esimese astme pealkirju, mida pole sisukorras vaja kajastada. Automaatse sisukorra tekitamisel otsitakse dokumendist pealkirjastiile ja vastavalt nendele stiilidele tekib ka hierarhia. Kui EESSÕNA ja SISUKORD vormistada pealkirjastiiliga HEADING 1, siis tekitatakse automaatselt vastavad viited ka sisukorda, mis pole just eriti ilus. Stiil nimega Eessõna ongi kasutusel esimese astme pealkirjade jaoks, mida pole vaja kajastada sisukorras.
  3. Muudame kujunduse sobivaksLisame sisukorraSisukord, nagu juba mainitud, tekitatakse automaatselt. Selleks tuleb kursor viia vastavasse kohta ja sisukord lisada (Insert > Index and Tables... > Table of Contents). Oluline on jälgida, et lisataks just sisukord, sest Word pakub ka muid automaatseid nimekirju, mida meil hetkel vaja ei lähe.

    Kui kasutame sisukorraväljasidEnne OK vajutamist tuleks kontrollida, et sisukorra väljanägemine ikka õige on (peab olema Formats: From template). Kui sisukorra tegemisel kasutatakse ka spetsiaalseid sisukorravälju (TC field), mida konkreetses dokumendimallis lisade vormistamisel kasutatud on, siis peaks seda ka enne sisukorra tegemist ütlema. Linnuke peaks olema (Options... > Table entry fields) ees.

    Uuendame nii pealkirju kui ka numbreidUuendame sisukordaKui töö käigus muutuvad pealkirjad või lehekülje numbrid, kus need pealkirjad asuvad, siis peaks sisukorda uuendama. Selleks tuleb teha klõps hiire parema nupuga sisukorra peal ja avanenud objektimenüüst valida Update Field. Soovitan iga kord uuendada terve sisukorra. Samuti tuleks igasugust väljade uuendust teha enne printimist. Seda saab ka Word'ile ette määrata (linnuke Tools > Options... > Print > Update fields). Kahjuks ei saa Word'i sajaprotsendiliselt uskuda - automaatne uuendus vahel lihtsalt ei tööta!?

  4. Teise sektsiooni jalusSisssejuhatus. Palju peavalu on tekitanud lehekülgede nummerdamine. Nimelt peavad lehekülje numbrid algama sisukorra teiselt lehelt. Probleemi lahendamiseks on vaja dokument õige koha pealt kaheks sektsiooniks jagada (Insert > Break... > Section breaks > Continuous) ja sektsioonidele saab eraldi nummerdust panna. Dokumendipõhjas on see juba tehtud. Oluline on, et teise sektsiooni jaluse vormindamisel oleks päise/jaluse tööriistariba nupp Same as Previous välja lülitatud.Sisselülitatud nupust vasakul pool

    Kõik märgid nähtavalÜldiselt on vormistamise mõttes mugavam, kui kõik märgid näha oleksid ( lehekülje ja sektsiooni katkestused, tühikud, reavahetused jne). Kõikide märkide vaatamiseks tuleks lülitada sisse ¶-kujutisega nupp üldisel tööriistaribal (Show/Hide ¶). Kõrvalolevalt pildilt võib näha, et lõigu lõppu on lisatud sektsioonivahe (sektsioonivahet näidatakse ainult siis, kui kõik märgid näha on).

  5. Peatükid. Pealkirjade ja teksti vormistamisel kasutatakse ja tuleb kasutada juba ette defineeritud stiile. Stiilide nimed viitavad, kus neid stiile kasutama peaks. Samuti on stiilinimistu aknas näha, kuidas näeb välja üks või teine stiil.

    Tekst ei tohi olla kahe pealkirja vahelSiin on näha avatud stiilinimistuEnamakasutatavad stiilid on HEADING 1, Heading 2 ja Body Text. Esimese astme pealkirja ette pole vaja tekitada tühje ridu ega panna numbrit, ka pole vaja uut lehekülge alustada - see kõik toimub automaatselt, kui kasutada vastavat stiili. Kohe pärast esimese astme pealkirja pakub Word teise astme pealkirja, sest pärast esimese atme pealkirja ei tohi veel lõiku kirjutada. Lõigustiili pakub Word automaatselt välja alles pärast teise astme pealkirja. Lõiguvahed paneb Word ka automaatselt - kõikjal on püütud järgida nõuet mitte kasutada tühje ridu.

    Õigekirja kontrolli lihtsustamiseks on Body text vaikimisi eestikeelne. Et võõrkeel kah kontrollitud saaks, on kasutusel stiilid inglise termin ja saksa termin. Vahe on selles, et inglise terminiga on seostatud inglise keele kontroll, saksa keelega pole seostatud ühtegi keelt :-( Pole saksa keele kontrolli. Kui punased jooned närvidele käivad, saab neid maha, klõpsates hiirega allservas olevale kontrollijale.

    Lõigu vormindamineVahel võib juhtuda selline asi, et üks tühine rida teksti jääb eelmisele või uuele lehele toppama ega ole ilus (näiteks üksainus rida raiskab terve puhta lehe enne uut peatükki või pealkiri on eelmisel ja tekst järgmisel lehel). Vea parandamiseks saab kasutada spetsiaalset lõigu vormindamist. Nimelt on võimalik Word'ile öelda, et aktiivne lõik oleks niiöelda tervik. Selleks on mitmed võimalusi (Format > Paragraph... > Line and Page Breaks > Pagination). Widow/Orphan control keelab jätmast lõigu esimest rida eelmisele lehele (widow - lesk) ja lõigu viimast rida uuele lehele (orphan - vaeslaps). Keep with next ütleb, et aktiivse ja sellele järgneva lõigu vahele ei panda lehepiiri elik lehevahetust. Keep lines together on nagu "lesk ja orb", kuid veel rangem. Lehevahetust ei panda üldse lõigu sisse. Page break before paneb lõigu ette lehevahetuse.

  6. Tabelite ja jooniste tegemisel ei saa suurt kaasa aidata. Võibolla ehk niipalju, et näidistabel on dokumendimallis olemas ja sealt kopeerides saab tabeleid lihtsa vaevaga paljundada. Stiilinimistus on vajalikud stiilid nagu Jooniste ja Tabelite Sisu (suurus 11p), Tabeli pealkiri (Bold ja tsentreeritud) ja stiil T a b e l # (sõrendatud ja paremale joondatud).

    SEQ välja identifikaatoriks on tabelVälja lisamineTabelite ja jooniste automaatseks nummerdamiseks võib kasutada SEQ väljasid. Välja poolt kuvatud tekst on halli taustaga, kui sinna peale minna (sisukord on kah väli). Välja ennast saab näha, kui vajutada välja peal Shift ja F9. Milleks väli hea on? Kui kahe valmis joonise vahele paigutatakse veel üks, siis muutuvad jooniste numbrid automaatselt õigeks.

    Jooniste järjekorranumber Välja lisamine toimub menüüst (Insert > Field... > Categories: Numbering > Field names: Seq). Näitena on toodud siinkohal tabelile numbri panek. Kursoriga õigel kohal olles lisatakse dokumenti eelpoolmainitud väli. Järjestuse identifikaatoriks on tabel. Järjekorranumbrite jagamine toimub samanimeliste identifikaatoritega väljade vahel. Erinevaid identifikaatoreid võib olla mitu. Näiteks võib jooniste puhul kasutada identifikaatorit joonis.

    Lisame Word'i pildiLisame objektiJooniste tegemisel on paar näpunäidet. Kõigepealt tuleks lisada dokumenti uus joonis (Insert > Object... > Microsoft Word Picture). Jälgida tuleks, et linnukest Float over text poleks märgitud, vastasel korral ei saa joonist hästi teksti suhtes paigutada. Edasi avatakse aken, kuhu sisse saab joonistada. Joonise valmis saanud ja dokumenti tagasi pöördunud, on joonisele pealkirja panemiseks kaks võimalust. Vahemärkusena olgu öeldud, et joonist tsentreeritakse samuti, nagu tekstigi. Esimene võimalus joonisele nime anda on eelpoolkirjeldatud SEQ välja abil.

    Valime vastava viiteValime pealkirja nimega joonisLisame pealkirjaTeine, natukene kavalam võimalus on valida hiirega joonis ja lisada pealkiri (Insert > Caption... > Label: joonis). Selliselt toimides saab hiljem kasutada automaatset viitamist (Insert > Cross-reference... > Reference type: Joonis > valida vastav viide > Insert reference to: Only label and number ). Linnukese Insert as hyperlink peaks ära võtma.

  7. Kokkuvõte on vormindatud stiiliga SISSEJUHATUS. Stiil on tehtud selleks, et pealkiri oleks nummerdamata, aga sisalduks sisukorras.
  8. Kasutatud kirjandus sisaldab metoodilises juhendis toodud näiteid.
  9. Lisadega tuleb autoril veel natukene vaeva näha. Hetkel on lisad tehtud TC välja kasutades. Eks teadjam peaks juba isegi aru saama.
  10. Võõrkeelne resümee. Näide on toodud ingliskeelne.

© 1999 Lauri Laasik